Pengantar Manajemen tentang Fungsi Pengorganisasian

 

Tentang

FUNGSI PENGORGANISASIAN

Dosen Pengampu :

M. AKNAN,S.Pd

 

DISUSUN OLEH :

·        SUGIARTI

·        NURUL FARIDA

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

AS-SHIDDIQIYAH

TAHUN AKADEMIK 2015

JL. Lintas Timur Desa Lubuk Seberuk Kec. Lempuing Jaya Kab. OKI

Sum-sel 30657

A.           LATAR BELAKANG

Adanya koordinasi yang kuat dan komunikasi yang lancar antar karyawan dalam suatu perusahaan sangat dibutuhkan demi kemajuan suatu perusahaan. Untuk memenuhi hal tersebut dalam manajemen diperlukan suatu pengorganisasian yang sangat teratur. Kemajuan suatu perusahaan dapat tercapai jika terbentuk pengorganisasian yang teratur mengingat dengan pengorganisasian semua pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Artinya dengan pengorganisasian dapat menghemat waktu dan tenaga kita untuk bekerja sehingga kita dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih penting karena pekerjaan yang lainnya dapat dilakukan oleh orang lain.

Dalam pengorganisasian menghendaki adanya pembagian kerja atu spesialisasi, sesuai dengan teori klasik adam smith yaitu “ the right man in the right place “ artinya seseorang yang memiliki keahlian tertentu harus dipekerjakan atau ditempatkan pada keahliannya. Misalnya orang yang ahli dalam bidang administrasi harus ditempatkan di bagian administrasi pula, begitu juga dengan orang yang ahli dalam bidang keuangan harus ditempatkan pada bagian keuangan pula. Artinya dalam pembagian kerja itu harus benar-benar dilakukan dengan cermat. Nah dalam bab pembahasan akan dibahas mengenai fungsi pengorganisasian secara lebih rinci lagi.

B.            RUMUSAN MASALAH

1.             Apa yang dimaksud Perorganisasian?

2.             Bagaimana Prinsip Pengorganisasian?

3.             Bagaimana Proses Pengorganisasian?

4.             Bagaimana Struktur Organisasi

5.             Apa saja Unsur pengorganisasian?

6.             Bagaiman Azaz-azaz organisasi?

7.             Bagaimana Bentuk-bentuk organisasi?

8.             Bagaimana   pengorganisasian?

C.           PEMBAHASAN

1.       Pengorganisasian

Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatulembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Pengorganisasian  (organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan Hani Handoko (1999) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

Menurut Syani, secara metodologis pengorganisasian adalah suatu cara manajerial yang berhubungan dengan usaha-usaha kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pembagian kerja. Dalam usaha-usaha ini para anggota kelompok melaksanakan pekerjaannya disertai pengetahuan dan metode ilmiah berdasarkan perspektif umum yang perlu memelihara dan menjaga yang relevansi responsive dengan tujuan organisasi. Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1.             Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan , fisik , bahan baku , dan tenaga kerja organisasi.

2.             Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan didikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.             Hubungan-hubungan antara fungsi , jabatan , tugas dan para karyawan.

4.             Cara dalam mana para manager lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelagasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antar pekerjaan yang efektif di antara mereka dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaanyang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian juga dapat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan otoritas, dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi. Oleh karena itu, dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut:

1.            Menegetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai.

2.            Deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu.

3.            Klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis.

4.            Memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang hendak dioperasikan.

5.            Penunjukkan sumberdaya manusia yang menguasai bidang keahliannya.

6.            Mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk.

Organisasi (organization) dan pengorganisasion (organizing) memiliki hubungan yang erat dengan manajemen. Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manejer melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan

2.       Prinsip Pengorganisasian

Prinsip adalah suatu pernyataan dan suatu kebenaran yang pokok, yang memberikan suatu petunjuk kepada pemikiran dan tindakan. Prinsip merupakan dasar meskipun tidak mutlak. Prinsip tidak sama dengan undang-undang dan tidak berarti bahwa hasil yang sama akan terjadi dalam tiap situasi yang tampaknya sama. Dalam aplikasi manajemen, prinsip adalah fleksibel karena prinsip memperhatikan kondisi spesifik dan kondisi yang berubah. Prinsip merupakan pedoman, prinsip membantu dalam pengertian dan aplikasi manajemen, prinsip harus digunakan secar cermat dan bijak.

Prinsip-prinsip organisasi adalah :

1.            Organisasi dan tujuan

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.

2.            Esensi organisasi

Tanggung jawab pengorganisasian maupun tanggung jawab pelaksanaan selalu bersifat individual. Tanggung jawab didelegasikan dari seseorang kepada oranglain. Individu yang menerima tanggung jawab membentuk suatu kewajiban yang juga bersifat pribadi. Apabila seorang manajer menerima jabatan, ia harus menerima dan memegang tanggung jawab.

3.            Tanggung jawab dan otoritas

Otoritas harus seimbang dengan tanggung jawab, artinya seseorang yang diberi tanggung jawab harus juga diberi otoritas untuk melaksanakan sesuatu yang diperlukan guna memenuhi tanggung jawab mereka.

4.            Spesialisasi untuk efisiensi

Organisasi yang efektif membagi tanggung jawab dalam bagian sehingga mengadakan spesialisasi dan menambah efisiensi dalam masing-masing bagian tersebut.

5.            Rentang kendali

Rentang kendali adalah tingkat pengendalian atau tingkat delegasi tanggung jawab. Prinsip ini menganggap bahwa terdapat batas tertentu terhadap jumlah bawahan yang dapat dikelola ileh seorang manajer.

Selain prinsip yang telah didiskripsikan diatas, terdapat sejumlah prinsip yang dipandangnya bermanfaat dalam mengelola organisasi. Prinsip tersebut memberikan pedoman untuk menyusun suatu system tugas dan otoritas yang saling berkaitan. 5 prinsip structural yang dimaksud sebagai berikut :

1.            Prinsip pembagian kerja

2.            Prinsip satu arah

3.            Prinsip sentralisasi

4.            Prinsip otoritas dan tanggung jawab

5.            Prinsip rantai komando

Prinsip-prinsip organisasi adalah :

1.            Tujuan yang tegas dan jelas

2.            Departementasi

3.            Pembagian tugas pekerjaan

4.            Adanya koordinasi

5.            Kesatuan komando

6.            Delegasi wewenang

7.            Luas jenjang pengawasan yang jelas

8.            Seimbang dan fleksibel.

3.       Proses Pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:

1.             Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2.             Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

3.             Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

4.             Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

5.             Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Menurut T Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1.             Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.             Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.

3.             Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

4.                    Struktur Organisasi

Stoner dan Wankell (1986:243) membatasi bahwa struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antarbagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan (Organizational structure can defined as the arrangement and interrelationship of the component parts and positions of a company). Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1.             Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.             Teknologi yang digunakan

3.             Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.             Ukuran organisasi

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1.             Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam organisasi.

2.             Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan

3.             Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi

4.             Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.             Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:

1.             Pembagian kerja.

2.             Manajer dan bawahan atau rantai perintah.

3.             Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.             Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5.             Tingkatan manajemen

5.       Unsur pengorganisasian

Unsur organisasi adalah:

1.      struktur organisasi

2.      tugas, orang

3.      keputusan dan imbalan

4.      situasi informal

5.      budaya.

Kecocokan diantara lima unsur demikian sangat diperlukan agar saling memperkuat dan menopang konsistensi. Setiap unsur konstruksi organisasi diserap kuat kualitas sempurna prinsip-prinsip pengorganisasian. Dengan demikian keberadaan organisasi menjadi patut dipertimbangkan oleh organisasi lain. Kualitas sempurna pengorganisasian merupakan sebuah dimensi penopang kehebatan organisasi.

6.             Azaz-azaz organisasi

Adapun azas- azas Organisasi ialah :

§    Pembagian kerja

§    Asas wewenang dan tanggung jawab

§    Disiplin

§    Kesatuan perintah

§    Asas kepentingan umum

§    Pemberian janji yang wajar

§    Pemusatan wewenang

§    Rantai berkala

§    Asas keteraturan

§    Asas keadilan

§    Kestabilan masa jabatan

§    Inisiatif

§    Asas kesatuan

7.             Bentuk-bentuk organisasi

a.       Democratic Decentralized (DD)

Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas yang harus diselesaikan. Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan (task). Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja.

     Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.

b.      Controlled Decentralized (CD)

Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama. Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama. Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk berdasarkan pembagian tugas.
     

Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin utama. Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.

c.       Controlled Centralized (CC)

Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pimpinan utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama.

Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.

8.             Proses pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian  terdiri dari lima langkah:

1.             Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2.             Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

3.             Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

4.             Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

5.             Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Menurut T Hani Handoko (1999) proses Pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1.               Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.               Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.

3.               Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

D.           PENUTUP

1.             Kesimpulan

1.                     Pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antar pekerjaan yang efektif di antara mereka dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaanyang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien.

2.                     Prinsip-prinsip organisasi adalah :

a.     Organisasi dan tujuan

b.    Esensi organisasi

c.     Tanggung jawab dan otoritas

d.    Spesialisasi untuk efisiensi

e.    Rentang kendali

3.                     Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah sedangkan menurut Hani Handoko pengorganisasian terdiri atas tiga langkah.

4.                     Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

E.      DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. Yogyakarta: BPFE.

Siswanto, H.B. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

http://www.google.com/elearning.gunadarma.ac.id/bab11dasar_dasar_pengorganisasian.html diakses pada tanggal 31 MARET 2015

http://www.findtoyou.com/fungsi+pengorganisasian+dalam+manajemen.html  diakses pada tanggal 27 Oktober MARET 2015